1. ALCANCE
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por el Salix Forestal S.A.S., considerado como responsable o encargado del tratamiento de los datos personales.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Salix Forestal S.A.S con domicilio en Carrera 43 #40 H Sur 121, Envigado – Antioquia – Colombia, identificado con el Número de Identificación Tributaria NIT 900.578.604-4 y clasificada dentro de la Cámara de Comercio con el CIIU 0210.
Celular: 312 2569342
email: laurapineda@salix.com.co
3. DEFINICIONES
- Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométrica).
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
4. TRATAMIENTO Y FINALIDADES
Salix Forestal S.A.S. utilizará la información suministrada única y exclusivamente para los fines indicados, por lo tanto, salvaguardará las bases de datos que contenga la información recolectada, y no permitirá el acceso a personal no autorizado, salvo las excepciones constitucionales y legales vigentes y aplicables sobre la materia.
En ese sentido tomará todas las precauciones y medidas necesarias para garantizarla reserva de la información, de conformidad con el principio de confidencialidad que trata la Ley 1581 de 2012, y demás información vigente sobre la materia. De igual manera el titular asiste los derechos que le otorga la normatividad aplicable y vigente respecto a la protección de datos y el derecho a la información.
El tratamiento que realizará Salix Forestal S.A.S. será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:
- Registrar la información de datos personales en las bases de datos de Salix Forestal S.A.S., con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos así como indicadores en ejercicio de su actividad.
- Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
- Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
- Soportar procesos de auditoría externa e interna.
Así mismo, Salix Forestal S.A.S. suministrará los datos personales a terceros que le provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación de cooperación, a fin de:
- Brindar asistencia técnica.
- Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
- Manejar y administrar bases de datos.
- Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos.
- Dar respuestas a organismos de control.
5. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
Como titular de datos personales, se tiene derecho a:
- Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados a Salix Forestal S.A.S. que hayan sido objeto de tratamiento.
- Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
- Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
- Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que Salix Forestal S.A.S. en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
- Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
- Identificar al responsable en Salix Forestal S.A.S. que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.
- Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
6. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES
Salix Forestal S.A.S. tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a la Empresa adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
Los datos de contacto designados por Salix Forestal S.A.S para la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante los cuales el Titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar el dato son:
Dirección principal: Carrera 43 #40 H Sur 121, Envigado, Antioquia
Celular: 312 2569342
email: laurapineda@salix.com.co
Para el efecto, todas las respuestas de las peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de los Titulares de Datos Personales se darán dentro de los tiempos establecidos por la ley.
7. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por Salix Forestal S.A.S., podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:
7.1. Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos
Salix Forestal S.A.S. ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de las mismas:
- Comunicación escrita dirigida a Salix Forestal S.A.S. remitida a la Dirección principal: Carrera 43 #40 H Sur 121, Envigado, Antioquia.
- Comunicación telefónica: 312 2569342
- Solicitud vía correo electrónico: laurapineda@salix.com.co
7.2. Atención y respuesta a peticiones y consultas
El Titular o su apoderado, podrán solicitar a Salix Forestal S.A.S.:
- Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
- Información respecto del uso que se le ha dado por Salix Forestal S.A.S. a sus datos personales.
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.3. Atención y respuesta a quejas y reclamos
El Titular o sus apoderados, podrán solicitar a Salix Forestal S.A.S., a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales ya indicados:
- La corrección o actualización de la información.
- Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
La solicitud deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante. Si la queja o reclamo se presentan incompletos, Salix Forestal S.A.S. deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos. El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8. VIGENCIA
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entrará en vigencia una vez aprobado y publicado dicho documento.